Les Free Sessions ou comment innover tous ensemble dans l'entreprise !
Lorsque j’ai créé ce blog, j’étais (et je reste) en quête d’innovation. Je me demandais comment, des grandes entreprises aux startups, pouvait-on innover sans cesse et se renouveler. Au fil de mes lectures (voir ma liste de livres), de mes articles de blog, j’ai découvert des pratiques intéressantes.
Mais aujourd’hui, c’est une pratique nouvelle que je me propose de vous expliquer. Voilà plusieurs années que dans mon entreprise, j’organise un exercice collectif, appelé les Free Sessions. Cette exercice vise à inscrire l’innovation dans la culture d’entreprise. Il cherche à améliorer la culture commune, et à être le catalyseur des idées et des pratiques innovantes. Il se veut un réceptacle central à partir duquel les idées pourront ensuite se transformer en projet et trouver leur équipe. Il s'agit en réalité de faire éclore les nouvelles idées et de leur donner une chance de montrer leur valeur et leur faisabilité.
Ce sont des objectifs ambitieux. Mais toute entreprise a besoin aujourd'hui de créer un climat propice à l'éclosion de l'innovation. Sur le long terme, seules celles qui auront inscrit le changement, le mouvement et l'innovation survivront.
Les Free Sessions, la recette
L’idée est très simple : il s’agit de donner carte blanche à son équipe, pendant une période courte, pour expérimenter une idée personnelle. Cette idée peut avoir des objets divers : améliorer les produits de l’entreprise, compléter la boite à outil de l’équipe, structurer un process et le doter d’outils. Cette idée peut bien entendu être une invention de rupture tant que son porteur y voit un lien avec la mission de l’entreprise. Il ne faut surtout pas trop contraindre les sujets !
La recette tient dans un slogan “5,4,3,2,1 … Free Sessions !” :
5 minutes, c’est le temps que les participants auront lors de la dernière demi-journée durant la séance plénière pour expliquer et démontrer leur idées.
4 jours, c’est la période où chacun a carte blanche pour expérimenter et mettre en oeuvre son idée.
3 questions, c’est le nombre de questions que l’assistance posera aux différents speakers. Dans l’assistance de la plénière, il y a toute l’entreprise, les questions sont donc très diverses.
2 personnes, c’est le nombre de personne maximum de l’équipe. Durant les 4 jours, c’est seul ou en duo qu’on doit innover.
1 slide, c’est le nombre maximum de slide que nous voulons voir lors du debriefing. L’objectif n’est pas de faire des planches à rallonge mais plutôt une démonstration du “produit” des journées de travail.
En terme de planning, rien de plus simple. Traditionnellement, il y a une réunion de lancement le premier matin à 9h00. Elle se tient debout autour d’un paperboard où est écrit “5..4..3..2..1” ! Elle permet de répondre aux questions et surtout d’expliquer l’exercice une dernière fois, notamment aux nouvelles personnes. Enfin, en fin de période, une réunion plénière est organisée dans la plus grande salle de réunion du site. C’est à ce moment-là que chacun expose ses résultats et reçoit les commentaires, les questions et parfois même les applaudissements des autres. Les uns et les autres partagent alors ce pourquoi ils y croient (ou ils y croyaient, les quatre jours ayant montré le contraire), ce que l'idée apporte à son "client" et comment on pourrait la mettre en oeuvre. A partir de là naît le partage et sûrement de nouveaux projets pour les mois à venir.
Il est même possible de finir l'après-midi par un verre à partager tous ensemble...
Une attitude d’entrepreneur
Dit autrement, les Free Sessions, c’est 4 jours pour mettre les mains dans le cambouis, passer de l’idée papier à un prototype. Ces 4 jours sont suivis d’un lightening talk présenté en plénière devant l’ensemble de l’entreprise. Tous les salariés sont invités mais souvent ce sont les populations orientées sur le produit (R&D, QA, PreSales, PostSales, Marketing) qui participent le plus.
Réussir sa Free Session demande une attitude d’entrepreneur :
aller à l’essentiel, ne pas se noyer dans les détails et apporter un maximum de valeur en un minimum de temps
expérimenter, prototyper, pretotyper… faire plutôt que penser
relier ses idées avec des usages réels, ne pas avoir une pensée abstraite
savoir expliquer aux autres - certains diraient pitcher -
Rome ne s’est pas fait en un jour
L’exercice est passionnant mais sa réussite prend du temps. Mon retour d'expérience est qu’il ne faut pas se décourager dès les premiers retours en demi-teinte de l’équipe.
En effet, si la majorité des gens trouvent ce type d’exercice original et amusant, d’autres sont perdus, ne savent pas s'approprier l’exercice et se retrouvent dans une position inconfortable. Je crois qu’il faut savoir traiter individuellement les oppositions à l’exercice.
Prenons pour l’exemple un responsable d’équipe de 10 personnes, qui voudrait organiser une Free Session. Conscient que l’exercice doit être préparé, il annonce la période - les 4 jours bloqués - un mois à l’avance en réunion d’équipe et il prend le temps d’expliquer la recette “5..4..3..2..1 ... Free Sessions !”. Quelles seront les réactions de son équipe ?
Il y aura probablement une majorité de personnes qui se saisiront de l’exercice, trop contents de voir un espace de créativité et liberté s’offrir à eux. Mieux encore, 2 personnes montreront par ce biais qu’elles ont une réflection propre sur l’activité de l’entreprise, et qu’elles se comportent en vrai leader, capable de rallier les autres à leurs idées afin de les développer. L'essor de ces leaders a fait le succès de grandes entreprises comme Gore.
Mais 2 ou 3 personnes reviendront sûrement vers notre manager pour lui faire part de leur désarroi :
Écoute, je suis pas à l’aise à l’oral, est-ce que je peux passer mon tour pour la présentation du Vendredi ?
Franchement, j’ai pas d’idées, tu voudrais pas me dire ce que je devrais faire ?
Je ne suis pas graphiste / développeur / technicien / créatif / ce que vous voulez, donc je ne peux pas faire quelque chose de concret...dis, je peux faire 10 slides ?
Mais au bout de 4 jours rien ne sera fini, je peux pas montrer ça !
Ce sont des oppositions classiques. Elles traduisent une attitude passive des collaborateurs qui voient leur travail comme dicté par un tiers : je travaille au bureau d’études, mais c’est le marketing qui me dit ce que je dois faire ; j'exécute les tâches mais mon manager les définies et découpe le travail avec mes collègues. C’est malheureusement - à mon humble avis - la culture paternaliste et emprise de micro-management de nombreuses entreprises.
Rassurez-les. Dites-leur que tout le monde passera à l’oral, et que par conséquent ils ne seront pas seuls à être un peu introverti. D’ailleurs, l’objectif n’est pas de vendre un produit à un potentiel client, mais de partager avec ses collègues, ses idées et son prototype. Dites-leur aussi que vous êtes sûr qu’ils ont des idées au fond d’eux. S’ils bloquent là dessus, faites-les chercher ce qui a le plus pénalisé les clients ou eux-mêmes l’année passée (un objet peu ergonomique, un process trop lourd et rigide, etc..). S’ils ont peur de ne pas mettre en oeuvre leur idée, rassurez-les encore : l’objectif n’est pas d’avoir un objet, un site web ou un produit fini mais une vrai illustration de l’idée et/ou une découverte concrète des possibilités. Il est tout à fait recevable de voir, lors de la réunion finale, des croquis, des montages avec des Lego ou de la pâte à modeler !
Les clefs du succès
Pour réussir l’exercice, il est impératif de libérer l’esprit des participants avant et pendant les 4 jours.
Expliquer, Expliquer, Expliquer. Détailler pourquoi l’innovation est importante pour l’entreprise. Pourquoi elle ne peut pas être impulsée par la direction mais qu’elle doit venir de toute part dans l'organisation.
Bien planifier la période, si nécessaire plusieurs mois à l’avance, pour en faire un vrai évènement et permettre à tous de s’y préparer.
Ne pas imposer les sujets. Pousser tout le monde à être le patron de sa Free Session.
Durant les 4 jours, être très disponible pour ses collègues. Il faut absolument aider ceux qui stressent à l’idée de devoir montrer leur travail.
L’exercice fonctionnera d’abord parce tous prendront du plaisir à le faire. Et le plaisir sera d’autant plus grand que l’exercice sera collectif et que l’élan ainsi créé portera toute l’équipe.
La répétition, d’une année sur l’autre, des Free Session est aussi une clé de leur réussite. Mon expérience est qu’au fil du temps, l’équipe se prépare tout au long de l’année pour les 4 jours de Free Session. Les binômes se forment, les idées s’affinent plusieurs semaines à l’avance à la machine à café. L’espace de liberté prévu à la fin de l’année devient alors une institution et n’en sera que plus productif. Il devient alors un élément essentiel de la vie du groupe. La culture d'entreprise, tournée vers l'innovation, se construit au fil du temps de cette répétition.
Des résultats étonnants
J’entends déjà des critiques qui diront que l’exercice ne marchera jamais dans leur entreprise. Que dans leur cas, ce n'est pas applicable. Essayons de les convaincre.
Tout d’abord, en terme de temps, 4 jours c’est à peine 2% du temps de travail annuel. Pour initier une vraie culture d’entreprise tournée vers l’innovation, cela me semble un bon investissement !
Ensuite, parlons des résultats. Le premier résultat immatériel est la culture d'entreprise ainsi créée. Elle sera bien ancrée dans les pratiques des équipes. D'autant plus que les personnes, que l’'on appellent trop souvent des collaborateurs, seront acteurs et décideurs de leur travail.
Celui-ci aura un sens puisse qu'il l'auront choisi. Ainsi, outre une pratique commune, les Free Sessions sont une source de motivation des équipes.
D'un point de vue plus concret, l'exercice a eu de nombreuses retombées. J'ai déjà vu des améliorations réelles de nos produits réalisées par deux passionnés et intégrées dans les nouvelles séries trois ou quatre mois plus tard. J'ai aussi vu des salariés concernés améliorer nettement un process de l'entreprise par le biais d'un mini-site web ou d'une simple macro Excel. Enfin, nous avons même bâti un projet de 2 millions d'euros sur une idée travaillée lors d'une Free Session quelques années (!) auparavant.
L'attitude des décideurs de l'entreprise lors de la réunion de débriefing doit être ouverte et prospective. Ils ne doivent pas tuer dans l'œuf les innovations qui ne demandent qu'à éclore. Bien au contraire, sans aucun préjugé, il faut écouter et enregistrer. Ensuite, prendre le temps d'y revenir afin d'utiliser les idées et les intégrer aux projets de l'équipe.
Encore plus loin, plus fort
La formule peut encore être améliorée. Je crois notamment que l’’un des challenges serait de pouvoir mémoriser l’essence des idées proposées lors d’une Free Session. Les idées sont parfois difficilement utilisables à court terme et peuvent se perdre au gré des mutations ou des départs. Les mémoriser permettrait de créer une grande bibliothèque des idées et servirait au sein de l’entreprise. Cette grande base de données pourrait servir de référence et nourrir les réflexions des autres salariés, y compris de ceux qui ne sont pas encore dans l’équipe !
Pour réaliser cet objectif, une façon serait de réaliser une vidéo pour sauvegarder le contenu brut.. Mais la vidéo est par essence peu synthétique. Il faudrait arriver à une fiche type de 2 pages, qui décrirait l’idée et le prototype mis en oeuvre.
L’autre façon d’aller plus loin, c’est sûrement de réaliser une Free Session à l’échelle de l’entreprise et non plus de l’équipe. Réussir à associer l’ensemble des personnels et faire en sorte que tous puissent collaborer. On pourrait alors imaginer des équipes de 3 ou 4 personnes, venant de services et d’équipes diverses, travailler ensemble sur des projets plus riches…. Vaste programme !
Lancez-vous !
Pour conclure, j’espère vous avoir montré comment l’exercice est passionnant et contribue à la création d’une véritable culture d’entreprise tournée vers l’innovation. Attention, les Free Session ne sont pas une solution complète, allant de l’idée jusqu’au marché. Elles sont plutôt le paquet d’allumettes qui lancera une réaction en chaîne. Elles sont la couveuse pour faire éclore des idées solides avec de véritables prototypes.
Je suis passionné par cette idée. C’est pourquoi je suis volontaire pour vous aider à recréer cet exercice dans votre équipe ou votre entreprise. Je serais très heureux de vous rencontrer et d’échanger avec vous sur ce sujet. N’hésitez pas à me contacter !
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Crédits Photo : Halifax Regional Municipality & Mancio7B9
